Om een inkijk te geven in onze wereld, wie we zijn en waar we tegenaan lopen, schrijven we vanaf heden maandelijks een blog. Collega Charlot van Stigt Thans doet de aftrap met dit verhaal over lessons learned rondom online crisismanagement.
Bijna een jaar geleden ging Nederland in een intelligente lockdown. Het leven stond stil en op zijn kop. Mijn agenda werd in een paar dagen tijd door mijn opdrachtgevers leeg geveegd en mijn huis was in no-time bomvol met thuiszittende kinderen.
Niemand had op dat moment een facilitator nodig. Er was vooral behoefte aan crisismanagers, véél crisismanagers. Bij zorginstellingen, supermarkten, distributiecentra, sportverenigingen en onderwijsinstellingen. In een rotgang moest alles anders en wel NU! Dus dat is wat ik deed:
Als bestuursvoorzitter van de basisschool van mijn kinderen stapte ik in het crisisteam van de school en heb me maandenlang volledig gericht op het vormgeven van het onderwijs corona-style.
Terugkijkend op deze periode vallen me een aantal leerpunten op die ik graag met jullie deel.
Stilstaan bij mijn leerpunten
Allereerst: Wat een veerkracht, angst voor het onbekende, saamhorigheid en uitputting heb ik ervaren! Het was heel bijzonder om daar onderdeel van uit te maken.
Daarnaast zijn we ook zeker wat valkuilen tegengekomen:
Een van de eerste dingen die me, terugkijkend, opviel is hoe makkelijk je – op het moment dat je je met de inhoud bezighoudt – je het proces uit het oog verliest. Zelfs als facilitator. Het is zo wijs om die twee uit elkaar te trekken!
Daarnaast hebben we ook echt veel tijd en energie verloren aan met te grote groepen in beeld het gesprek aan te gaan. Als ik iets geleerd heb van alle online sessies die ik de afgelopen tijd gefaciliteerd heb is het dat. Dus zorg ervoor dat je gesprekken voert met niet meer dan 4 personen. Laat de mensen die niet deelnemen aan het gesprek hun camera uitzetten zodat zij geen afleiding bieden. En laat ze die camera weer aanzetten na het gesprek om de verbinding weer te maken.
En daarop aanvullend: zorg dat je van tijd tot tijd even stilstaat. Bij het maken van verbinding met elkaar, bij het reflecteren op wat je aan het doen bent en waar je precies naartoe wilt. Want in een crisis sprint je een marathon en dat houdt niemand vol.
De waarde van een dagstart
Wat we goed deden was dat we iedere ochtend een dagstart hadden. Iedereen die die dag werkte of wilde meedoen was welkom om in te loggen op Zoom. De laatste nieuwtjes en afspraken werden gedeeld, men kon vragen stellen en elkaar even zien. Wat echt leuk was: iedereen deed mee! Ook degenen die daarvoor nog nooit van Zoom of videobellen gehoord hadden, laat staan het gedaan hadden. Dat maakte dat we ons de gehele periode echt verbonden hebben gevoeld. We deden het met elkaar.
Ondertussen zijn de thuiszittende kinderen weer naar school en is de meest acute crisis in het schoolbestuur voorbij. Kun je, na dit verhaal, ook wel wat online tips & trics gebruiken? Hoe je zorgt voor blijvende verbinding? Hoe je samen een echt goed gesprek voert? Wat je gaat helpen om samen tot gedragen en werkbare plannen te komen? En hoe je ook nog eens fris uit een online sessie komt?
Kom dan naar onze gratis rondleiding ‘Echte frisse online werksessies organiseren’ in Zoom. Iedere woensdagochtend van 8.30 tot 9.15 uur. Ga naar Zoom.us en gebruik meeting ID 482 120 225