In april bloggen we over (trage) grote transities in organisaties. Klassiek is eerst een heel plan bedenken en dan starten met de uitvoering. Deze aanpak is verleidelijk, maar werkt vaak remmend. Wat zijn praktische tips die (groot) veranderen succesvoller en sneller maken? Hieronder vind je een bundeling van onze kennis en inzichten over dit onderwerp.
1. Een roer laat zich niet omdenken
We werken regelmatig met grotere organisaties waar het roer om zou gaan. Althans, zo was door hen bedacht. Maar ergens is dat proces vastgelopen. Dat is vaak het moment dat wij erbij worden gevraagd.
Wat we dan typisch aantreffen is veel papier. Uitgewerkte visies en strategieën, koersplannen, managementfilosifieën, kernwaarden, communicatieprincipes en ga zo maar door. Er is duidelijk veel denkwerk verricht, vaak door de top van de organisatie. Zij deden daar meestal 10 tot 20 maanden over, het begin was energiek en de laatste maanden stroperig. Vaak zien we ook dat de rest van de organisatie in verwarring is, of in weerstand.
Dat denken is beslist nodig. Maar met denken zet je een het roer niet om; je moet het uiteindelijk vooral ook doen. Het gedrag bepaalt het succes.
Veel denkwerk is verleidelijk. Het gaat veel sneller dan doen. En het is makkelijker. Maar je overvoert daarmee het veranderproces en dat werkt remmend. Door teveel denkwerk wordt het steeds moeilijker echt aan de verandering te beginnen.
Tips de denkers:
TIP ‘Move before you’re ready’. Als voor je gevoel een plan voor ongeveer 80% af is, stop dan met verder inhoudelijke uitwerking. Stroperigheid is een signaal dat je voorbij de 80% bent. Voeg dan NIETS meer toe, maar zorg dat je eerst echt op weg komt. Er zijn eenvoudige methoden om die omslag te maken.
TIP ‘Walk the talk’. Toon als (hoogste) leiders als eerste ander gedrag, dat maakt de verandering geloofwaardig.
2. Transitie in Limbo
‘Move before you’re ready’ was het devies van de eerste blog over transities in limbo. Daar wil ik nog wat principes aan toevoegen die (groot) veranderen succesvoller en sneller maakt. Deze gaat over een kleiner gat tussen denken en doen.
Klassiek is dat de denkers eerst een heel plan uitwerken en dat dan (moeizaam) uitleggen aan de doeners. Dat kan beter: snel breed mensen uit de uitvoering betrekken versterkt het plan en de uitvoeringsbereidheid.
Toch gaat het daar vaak mis in de manier waarop. Mensen/groepjes afzonderlijk polsen of commentaar laten leveren op delen van het plan. Meestal levert iedereen zo zijn ‘verlanglijst’ bij de plannenmakers. Om daar vervolgens in het groter geheel relatief weinig van terug te zien. Gevolg is vaak dat betrokkenen niet het gevoel hebben dat er echt iets gebeurt met hun mening, ook als dat wel zo is. En dat maakt cynisch: ‘ze luisteren toch niet’. Twee keer zo’n ervaring en je creëert afhakers nog voordat je bent begonnen.
TIP Beter en efficiënter is iedereen tegelijk in één bijeenkomst in één ruimte in kleine groepen in gesprek met een hoog inclusieve dialoogmethode.
Alle kennis maakt het plan beter, de onderlinge betrokkenheid leidt tot hogere koppeling met het plan en de uitvoering daarvan.
3. Denken is doen
Klassiek is eerst een heel plan bedenken en dan starten met de uitvoering. Je kunt versnellen door zo snel mogelijk elementen uit de nieuwe koers direct toe te passen bij het verder ontwikkelen van die koers.
Stel dat je begint aan een nieuwe visie. En dat al snel duidelijk is dat er in de toekomst ‘meer regie in de teams’ moet komen. Dan kun je met de top dat plan helemaal verder uitwerken. Maar beter is wat mij betreft om meteen de nieuwe gedachte van zelfregie toe te passen in de verdere uitwerken van het plan en teams daarin regie te geven over hun eigen stuk. Dat versterkt de inhoud van het plan, de teams zijn meteen goed op weg en het (af)maken van het plan wordt zo denken dat doen is tegelijk.
Als we zoiets voorstellen stuiten we regelmatig op bezwaren. Dat het extra tijd of middelen kost. Dat klopt. En juist daarom is het belangrijk om het wél te doen. Om meteen de consequenties van gedachten te ervaren en zo te leren wat echt haalbaar is (en wat alleen op papier).
En uiteindelijk zijn de kosten van een vastgelopen transitie in geld en verzuurde bedrijfscultuur vele malen hoger.
Heb je vragen over het ingang zetten van (grote) transities in organisaties of teams? Bel/mail gerust om even te sparren, we helpen je hoe dan ook op weg.
Wil je meer praktische tips en trucs over de aanpak van verandervraagstukken in sectoren, organisaties en team? Lees onze blogs op onze LinkedIn bedrijfspagina. Kom sparren tijdens onze Coffee Friday inloop. Of kom naar het Kickstart Event op 25 mei, waar je leert om echt inclusief en krachtig samen te werken.
Volgende maand gaan we in op de interne facilitator. Wil je specifiek iets weten over dit onderwerp, stuur ons een LinkedIn bericht of mail naar info@youfacilitate.nl.