Onze COO Maaike werkt vaak bij opdrachtgevers als kwartiermaker, interim projectleider of projectcoach. Ze is veelal betrokken bij verandertrajecten met diverse stakeholders en belangen. Doordat Maaike aan zowel de opdrachtnemers- als opdrachtgeverskant staat, ziet zij bij uitstek welke factoren de kansen van een succesvol verandertraject vergroten. Om te beginnen met een projectleider die het verandertraject goed laat landen binnen de organisatie.
Maaike deelt drie lessen, in deze blog de derde …
In mijn eerste blog schreef ik over een heldere opdracht formuleren. Naast een helder doel is het essentieel om de sturingsindicatoren te achterhalen. Hoe bepaalt de opdrachtgever het succes van het proces en het behaalde doel? De vraag uit blog 1 ‘Als alles subliem gaat, waaraan merk je dat?’ geeft al veel sturingsinformatie. Sturingsinformatie waar de opdrachtgever belang aan hecht. Denk aan feitelijke indicatoren zoals deelnemersaantallen, diversiteit in organisaties en/of functies, websiteverkeer, agendering van een bepaald thema in vergaderingen of bijvoorbeeld een minimale beoordeling van een 8 op een event. Deze indicatoren zijn vaak makkelijk meetbaar en goed inzichtelijk te maken. De uitdaging ligt meer in de ‘onderwater’ componenten. Hoe meet je immers cultuuraspecten zoals betere verhoudingen of het hebben van goede onderlinge gesprekken?
In het algemeen
Je kan van alles meten en de verleiding is groot om dat dan ook te doen. Meet alleen op indicatoren waar de opdrachtgever stuurt/werkelijk iets mee doet. De rest is ballast voor de organisatie (en extra werk voor jou om inzichtelijk te maken).
Meet alleen wat direct van invloed is op de verandering: als indicator X niveau Y bereikt doen we Z.
En voor verdieping: eens (per jaar) beschouw je alle indicatoren. Niet om er direct mee te sturen, maar voor een verdiepend gesprek. Wat zeggen deze indicatoren over ons als team/organisatie? Welke patronen zien we? Welke cultuur? Welke onderliggende waarden?
Hoe bepaal je wat je meet?
Minstens zo belangrijk is de vraag wie dat bepaalt. Als projectleider heb je vast ideeën over wat je meetbaar maakt en hoe je dit inzichtelijk krijgt. Mijn advies is om die eerste invulling niet zelf te geven maar je opdrachtgever te bevragen. Dat geeft veel inzicht. Vragen voor de opdrachtgever:
Hoe bepaal jij het succes van deze opdracht?
Wat zijn hierin voor jou sturingsindicatoren? Wanneer je een waslijst aan antwoorden ontvangt: benoem de (maximaal drie) belangrijkste indicatoren.
Welke gewenste waarde streef jij na? Wanneer ben jij tevreden?
Wat spreken we af over rapporteren? Aan wie, op welke wijze en op welke frequentie?
Ideeën voor het meetbaar maken van cultuuraspecten
Cultuur gaat over gedrag. Wat ik vaak merk is dat een opdrachtgever helemaal geen score wil hangen aan deze gedragsindicatoren. Menigmaal gaat het over het samen fijner hebben. Om echt aandacht voor elkaar te hebben. Om meer inzicht en begrip te krijgen in elkaars visie, wensen, belangen en uitgangssituatie. Dit allemaal komt de onderlinge samenwerking, de progressie en de uitkomst van het project ten goede. Wil je weten of er gedragsverandering plaatsvindt bevraag de doelgroep op ervaring. Hoe ervaar je xxx? Is er nu meer xxx dan een jaar geleden? En antwoorden laten beargumenteren: waaraan merk, hoor, zie je dat?
Alternatief: cultuur vertalen in gewenst gedrag en dan het gedrag meten (vaak omslachtiger).
Zit jouw organisatie of team in een verandertraject en kan jij, of het traject wel wat energie gebruiken? Neem dan gerust (vrijblijvend) contact op met Maaike om te sparren.