Onze COO Maaike werkt vaak bij opdrachtgevers als kwartiermaker, interim projectleider of projectcoach. Ze is veelal betrokken bij verandertrajecten met diverse stakeholders en belangen. Doordat Maaike aan zowel de opdrachtnemer- als opdrachtgeverskant staat, ziet zij bij uitstek welke factoren de kansen van een succesvol verandertraject vergroten. Om te beginnen met een projectleider die het verandertraject goed laat landen binnen de organisatie.
Maaike deelt drie lessen, in deze blog de eerste…
Een heldere opdracht (voor iedereen)
Een heldere opdracht lijkt misschien een open deur. Toch krijgt Youfacilitate regelmatig vragen binnen die zo breed zijn dat ze op verschillende manieren te interpreteren zijn: “We willen een sectorale beweging in gang zetten”. “We hebben een beleid op te stellen en in te bedden in de organisatie”. Of “Een cao-onderdeel heeft implementatie nodig”. Vragen als deze geven zeker richting, maar zijn te vaag als opdracht. In mijn ogen geeft onduidelijkheid aan de voorkant, misère verderop.
Opdrachtgevers vinden het vaak een vanzelfsprekendheid dat interne projectleiders/medewerkers op de hoogte zijn van jargon en wat er intern speelt. Ook projectleiders zelf geven aan dat ze ongeveer wel weten hoe het zit. Hier zit echter een enorme valkuil: door in deze fase uit te gaan van aannames, loop je het risico dat je de plank mis slaat. Onscherpte aan de voorkant, creëert misère aan de achterkant.
Mijn tip: vul niets in, maar blijf vragen
Daarmee creëer je niet alleen scherpte in de opdracht; je creëert of vergroot met jouw vragen eigenaarschap bij de opdrachtgever.
Ik geef je een aantal van mijn startvragen mee. NB ik noem het ‘mijn startvragen’ omdat het regelmatig gebeurt dat ik pas betrokken raak, als het project al loopt, of juist stagneert.
Waartoe moet deze verandervraag leiden?
Wat was de concrete aanleiding voor dit traject? Met concreet bedoel ik echt het moment dat iemand voor het eerst bedacht dat dit een goed idee was. Wie was dat, waar was dat en wat gebeurde er?
Wat versta je onder bepaalde termen?
Wat maakt dat de organisatie de verandervraag oppakt?
Hoe verhoudt zich deze opdracht tot andere projecten?
Wie doen er al mee en wie niet?
Wie zijn in dit vraagstuk de key-spelers?
En de allerbelangrijkste vraag: stel je voor dat alles in het traject subliem verloopt, waaraan merk ik dat, een half jaar nadat het traject is afgerond?
Vooral de laatste vraag laat de opdrachtgever nadenken wat hij/zij echt belangrijk vindt. Met enige regelmaat ervaar ik dan ook dat de vraag verandert.
Nieuwsgierig naar de volgende twee tips. De volgende deel ik over drie weken.
Zit jouw organisatie of team in een verandertraject? Heb jij de opdracht om die verandering te leiden? Een opdracht die best helder lijkt, maar toch ergens diffuus is. Ben jij zoekende waar dit ‘m in zit? En wat jouw rol hierin is?
Wil je graag een keer hierover sparren?
Neem dan vrijblijvend contact op met Maaike. Zij steunt jou graag bij het creëren van een goede basis voor het verandertraject.