Je kunt nog zo lekker op een zitzak zitten of actief staand vergaderen, maar als de vergadering alsnog 3 uur duurt is niemand meer alert. Om echt effectief (en fijn!) te vergaderen, houd je hem vooral zo kort mogelijk. ‘Ja maar dat kan niet bij ons’. Jawel. Ook bij jullie kan dit.
Iedereen kan kort vergaderen
Nederlanders kunnen er wat van. Ellenlange vergaderingen waarbij echt ie-de-reen aan het woord moet komen. Dat komt niet alleen door onze wereldberoemde consensuscultuur, maar ook omdat we gewoon erg van praten houden. Toch kan het korter.
Hoe pak je dit aan?
- Spreek af dat er maximaal vijf mensen meedoen aan een discussie over een onderwerp. Als meer mensen een gesprek voeren loop je het risico dat er veel zaken dubbel worden verteld. En dat kost tijd. Hiernaast is de dynamiek in een gesprek met meer dan vijf mensen een stuk moeilijker. En dan vallen we in slaap.
- Maak een setting waarin alles maar één keer gezegd moet worden. In veel vergaderingen gaat een discussie maar rond in kringetjes en valt iedereen in herhaling. Als je ervoor zorgt dat iedereen zich de eerste keer gehoorde voelde voorkom je dat mensen iets voor een tweede keer willen zeggen. Dat kan met het principe van de ´gestreepte sok´.
- Kom snel tot de essentie en verspil geen tijd aan zaken die niet tot de essentie behoren. Vaak gaat in veel gesprekken veel tijd verloren aan bijzaken. Dat komt omdat iedereen reageert op de eerste spreker, zonder even af te vragen of dit nou de essentie van een vraagstuk is. Vertel dus eerst om beurten wat je gedachten zijn en bepaal dan wat écht belangrijk is en wat niet.
Denk je na het lezen van deze tips ‘Ohhh, dit wil ik ook! Ik wil graag dat mijn team korter, leuker en hartelijker gaat vergaderen’? Dat kan. Jij kunt het verschil maken voor jouw omgeving. En voor jezelf. En je hoeft er niet met een heel team voor in therapie. Eén à twee personen met basale samenwerkingskennis kunnen voor een heel team een opwaartse spiraal creëren. Het is zelfs makkelijker dan je denkt.
Jij kunt het verschil maken en wij helpen jou daarbij!
Op 9 november leer je het principe van de ´gestreepte sok’ kennen en toe te passen. En je krijgt ook een paar andere praktische tools. Dat gaat je onmiddellijk tijd schelen. En plezier gemak en energie opleveren!
Meer informatie over dit Kickstart Event vind je hier.